Krajowy System elektronicznych Faktur (KSeF)

UWAGA!

Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku korzystania z systemu:

https://www.gov.pl/web/finanse/przesuniecie-terminu-wdrozenia-obowiazkowego-ksef

Rok 2024 przyniesie polskim podatnikom (zapewne) relatywnie niewiele zmian podatkowych. Prawdziwym wyzwaniem stanie się jednak przygotowanie, wdrożenie i obsługa obiegu podstawowych dokumentów księgowych jakim są faktury, w oparciu o ogólnokrajowy program informatyczny nazywany w skrócie KSeF (Krajowy System e-Faktur). Jest to kolejny krok uszczelnienia polskiego systemu podatkowego, który już na trwałe zmieni rodzime przedsiębiorstwa i organizacje.

Czym jest KSeF?

System KSeF to wprowadzona przez Ministerstwo Finansów internetowa platforma komputerowa, za pośrednictwem której możliwe jest zarówno wystawianie jak i otrzymywanie elektronicznych faktur online o określonej przepisami strukturze informatycznej (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Na jakie trudności muszą się przygotować polscy przedsiębiorcy?

Domeną systemu KSeF jest próba centralizacji procesów wystawiania oraz przekazywania między stronami faktur potwierdzających dokonanie transakcji gospodarczej w postaci dostawy towarów lub wykonania usługi. Wystawiane faktury będą musiały mieć postać elektroniczną, posiadać określony przepisami format (strukturę logiczną), a następnie zostać przekazane do centralnego systemu informatycznego Ministra Finansów. Z tego miejsca faktury będą mogły być pobierane przez odbiorców (kontrahentów) jak również przez systemy księgowe (po nadaniu odpowiednich uprawnień).

Faktury papierowe, elektroniczne, ustrukturyzowane

Czy KSeF jest równoznaczny ze zniknięciem z obiegu dokumentów wystawianych w formie papierowej? Nie. W zasadzie: nie wszystkich. A
jeszcze dokładniej mówiąc: jeszcze nie teraz. Natomiast zdecydowana większość operacji gospodarczych będzie musiała być udokumentowana ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną złożoną w KSeF. Obecnie w kontaktach handlowych możemy spotkać trzy typy faktur:

1. papierowe,
2. elektroniczne,
3. ustrukturyzowane (elektroniczne wystawione w odpowiednim schemacie)

Wprowadzenie centralnego systemu ministerialnego oznacza, że pierwsze dwa rodzaje dokumentów będą w najbliższej przyszłości sukcesywnie usuwane z  obiegu gospodarczego. Czasy papierowych faktur wypisywanych na „bloczkach” już się kończą!

Terminy związane z systemem

Na jakie terminy związane z KSeF muszą zwrócić uwagę polscy podatnicy? System został uruchomiony w Polsce w 2022 r. – w jako jednym z pierwszych krajów w Europie (po Włoszech,  Węgrzech i państwach półwyspu Iberyjskiego). Od tego czasu korzystanie z niego jest dobrowolne – przedsiębiorcy mogą korzystać z jego funkcjonalności, ale na dzień dzisiejszy nie obligują ich do tego żadne przepisy prawa. Dla większości podatników obowiązek zostanie rozłożony na lata 2024/2025. Od połowy 2024 roku, tj. od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF obejmie czynnych podatników podatku VAT (czyli tzw. „vatowców”). Pozostali przedsiębiorcy, czyli podatnicy VAT zwolnieni zostaną objęci obligatoryjnie obowiązkiem fakturowania w systemie ministerialnym od początku 2025 roku. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że system służy nie tylko do wystawiania dokumentów przez sprzedawców, ale też odbierania faktur przez nabywców towarów/usług. Oznacza to, że także podatnicy VAT zwolnieni będą zobligowani do korzystania z bazy KSeF od początku lipca ’24. Co prawda nie będą musieli jeszcze wystawiać swoich faktur sprzedaży w systemie, ale będą mieć obowiązek pobierania z KSeF faktur dokumentujących ponoszone koszty, które wystawią ich kontrahenci.

Dostęp do KSeF

1. aplikację Ministerstwa Finansów – dostęp do bazy jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej
2. aplikację e-mikrofirma
3. komercyjne aplikacje – programy do fakturowania, z których korzystają dotychczas (pod warunkiem, że oprogramowanie zapewni funkcjonalności związane z KSeF)

Biuro Rachunkowe Jelenia Góra „Mar-Tax” Marcin Jurkiewicz
https://martax.jgora.pl