Zakładanie firmy krok po kroku

Zakładanie firmy krok po kroku – jednoosobowa działalność gospodarcza

Jak dowiedzieli się Państwo w poprzednim wpisie, coraz więcej Polaków podejmuje decyzję o otwarciu działalności i rozpoczęciu prowadzenia biznesu na własny rachunek. Już 31 marca 2009 roku nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stworzyła podwaliny pod wejście w życie zasady „jednego okienka”, które miało znacząco ułatwić zakładanie nowych firm. I choć pierwsze miesiące funkcjonowania powyższych regulacji, a w zasadzie sprawność przeniesienia prawnych regulacji na poziom praktyczny, nie napawały niestety optymizmem, to dziś – z perspektywy kilku lat – można uznać, iż ówczesna koncepcja przyczyniła się do uproszczenia wielu procedur i znacząco ograniczyła cały szereg trudności formalno-prawnych, z którymi musi zmierzyć się młody przedsiębiorca w przeddzień podjęcia decyzji o samozatrudnieniu.

Oczywiście nadal, w zależności od rodzaju, zakresu planowanej działalności, jej formy prawnej czy choćby formy księgowości, liczba miejsc (urzędów) i spraw do załatwienia przy otwieraniu nowej firmy, a w konsekwencji czasu poświęconego na załatwienie powyższych, potrafi wzrosnąć do rozmiarów przekraczających fizyczne możliwości „załatwienia” wszystkiego w przeciągu jednego dnia, niemniej jednak należy docenić krok w dobrym kierunku. Zauważyć trzeba przy tym, że przy dobrej organizacji nowego przedsiębiorcy, najlepiej popartej fachową pomocą biura rachunkowego lub specjalisty od doradztwa podatkowego, osoba fizyczna planująca otwarcie jednoosobowej firmy ma możliwość dokonania tego w przeciągu dosłownie kilku godzin, a rozpoczęcie działalności jest dopuszczalne już z chwilą złożenia podpisanego wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej.

Krok 1 – Pomysł na biznes

Bez względu na to co jest przyczyną otwierania nowej działalności – ciekawość, marzenia, konieczność – przyszły przedsiębiorstwa powinien przede wszystkim posiadać dobry pomysł na biznes wokół którego należy zbudować bardziej lub mniej sformalizowany biznesplan. Popularne powiedzenie mówi, że „dobry pomysł to połowa sukcesu” i z pewnością nie jest to stwierdzenie na wyrost. Oczywiście na powodzenie przyszłego przedsięwzięcia wpływ będzie miało również wiele innych czynników, ale należy pamiętać, że trafienie w potrzeby docelowego rynku będzie zawsze miało fundamentalne znaczenie zarówno dla tej bliższej jak i bardziej odległej rentowności firmy.

Bez względu na to co jest przyczyną otwierania nowej działalności – ciekawość, marzenia, konieczność – przyszły przedsiębiorstwa powinien przede wszystkim posiadać dobry pomysł na biznes wokół którego należy zbudować bardziej lub mniej sformalizowany biznesplan. Popularne powiedzenie mówi, że „dobry pomysł to połowa sukcesu” i z pewnością nie jest to stwierdzenie na wyrost. Oczywiście na powodzenie przyszłego przedsięwzięcia wpływ będzie miało również wiele innych czynników, ale należy pamiętać, że trafienie w potrzeby docelowego rynku będzie zawsze miało fundamentalne znaczenie zarówno dla tej bliższej jak i bardziej odległej rentowności firmy.

Odpowiednio wybrana nisza rynkowa nie musi od razu oznaczać konieczności odkrycia tańszego zamiennika paliwa rakietowego. Dla rynków lokalnych, nisko lub średnio nasyconych, często wystarczającym czynnikiem może okazać się choćby zaoferowanie towaru o lepszym stosunku jakości do ceny czy zaproponowanie potencjalnym klientom usług o wyższym standardzie niż proponuje istniejąca konkurencja.

Krok 2 – Określenie zakresu działalności

Jeszcze przed rejestracją nowej firmy przyszły przedsiębiorca musi podjąć ważną decyzję dotyczącą przedmiotu swojego biznesu. Mając świadomość w jakiej branży chce funkcjonować i jakie czynności planuje wykonywać w ramach otwieranej działalności gospodarczej, należy uszczegółowić przedmiot działalności w oparciu o kody zgodne z wykazem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Jest to o tyle ważna decyzja, że często od niej zależy na przykład forma prawna przedsiębiorstwa oraz to, czy konieczna będzie natychmiastowa rejestracja jako podmiot czynny lub zwolniony z podatku VAT. Należy w tym miejscu pamiętać również, że nie ma narzuconego ograniczenia odnośnie liczby możliwych do zgłoszenia rodzajów działalności, a w przypadku konieczności aktualizacji rodzajów działalności – przykładowo w sytuacji gdy firma będzie się rozwijać – oczywiście możliwa będzie zmiana zakresu prowadzonej działalności. Wniosek w tej sprawie nie wymaga uiszczania dodatkowych opłat.

Krok 3 – Rejestracja firmy

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga wpisania jej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W praktyce sprowadza się to do wypełnienia przez przedsiębiorcę formularza CEIDG-1 wraz z ewentualnymi załącznikami. We wniosku należy podać przede wszystkim swoje podstawowe dane osobowe i identyfikacyjne. Zarejestrowanie firmy nie jest trudne. Poza wyżej wymienionymi informacjami, we wniosku należy również określić w szczególności firmę (czyli nazwę) nowo zakładanego przedsiębiorstwa, jego dane teleadresowe, podać przedmiot i dodatkowe miejsca prowadzenia działalności, datę jej rozpoczęcia, a także wskazać wybraną formę opodatkowania oraz przyjętą formę księgowości.

Osoba fizyczna ma wybór w zakresie formy złożenia wniosku o wpis. Sam wniosek można przygotować ręcznie (i złożyć osobiście we właściwym urzędzie miasta lub gminy) lub za pośrednictwem formularza elektronicznego, który jest dostępny na internetowej stronie CEIDG. Podstawą do złożenia wniosku jest identyfikacja tożsamości osoby, której wniosek dotyczy oraz podpisanie wniosku. W przypadku druków przygotowywanych on-line, poza tradycyjną metodą polegającą na złożeniu własnoręcznego podpisu, można tego również dokonać za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Wniosek o wpis w CEIDG jest kwintesencją zasady „jednego okienka”, gdyż dla osób fizycznych rozpoczynających wykonywanie działalności gospodarczej jest jednocześnie:

1. wnioskiem o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP we właściwym Urzędzie Skarbowym (jeśli taki nie został wcześniej nadany),
2. wnioskiem o nadanie numeru w Rejestrze Gospodarki Narodowej – REGON we właściwym oddziale Głównego Urzędu Statystycznego (GUS),
3. oświadczeniem podatnika o wyborze formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa),
4. zgłoszeniem firmy jako płatnika składek do ZUS.

Od 2017 roku do wniosku CEiDG-1 można także dołączyć dokument potwierdzający chęć zgłoszenia przedsiębiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych, jeśli są obowiązkowe – ZUS ZUA/ZZA.

Pozwala to znacząco uprościć procedury zakładania firmy, które w skrajnych przypadkach mogą trwać tylko ok. godzinę. Z chwilą złożenia podpisanego wniosku, w sytuacji gdy otwierana działalność nie wymaga uzyskania dodatkowych uprawnień i koncesji, przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć prowadzenie interesów swojej firmy.

Krok 4 – Wyrobienie pieczątki firmowej i założenie rachunku bankowego

Te dwa elementy procesu zakładania firmy łączy fakt, iż generalnie nie są bezpośrednio narzucone żadnymi funkcjonującymi obecnie w Polsce przepisami prawa, a jednocześnie przy relatywnie niskiej kosztochłonności możemy znacząco ułatwić sobie wiele czynności napotkanych w codziennym prowadzeniu biznesu. Posiadając już potwierdzenie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej warto w pierwszej kolejności postarać się o pieczątkę. Jej używanie podnosi wrażenie profesjonalizmu danej działalności, a przede wszystkim upraszcza proces każdorazowego wpisywania na wielu dokumentach danych identyfikacyjnych i adresowych firmy. Ponadto zgodnie z wewnętrznymi procedurami wielu banków, jest ona niezbędna do założenia firmowego rachunku bankowego.

Zasadniczo każdy przedsiębiorca musi posiadać rachunek bankowy. Osoby fizyczne prowadzące działalność mogą korzystać z rachunku prywatnego, nie mają co do zasady obowiązku posiadania odrębnego rachunku bieżącego na potrzeby prowadzonej działalności, lecz w dobie aktualnej oferty bankowej warto zastanowić się nad kontem biznesowym.

Poza czytelnością zapisów wynikającą z oddzielenia transakcji prywatnych od biznesowych, posiadanie rachunku firmowego ułatwia prowadzenie księgowości firmy czy też osobiście czy za pośrednictwem usług księgowej bądź księgowego. Doradca podatkowy z pewnością podpowie, że takie rozwiązanie pozwala na zaliczenie kosztów przelewów czy opłat za prowadzenia konta do kosztów działalności przedsiębiorstwa, co zmniejsza jego obciążenia w zakresie podatków. Ponadto pozwala również zaoszczędzić sporo nerwów w przypadku kontroli skarbowej, kiedy to sprawdzeniu nie podlegają operacje prywatne przedsiębiorcy. W tym miejscu warto zauważyć, że z uwagi na ograniczenia podatkowe i możliwe sankcje, posiadanie rachunku bankowego staje się niezbędne w przypadku dokonywania transakcji zakupu, których wartość przekracza 15 tysięcy złotych i/lub tych, do których zastosowanie ma procedura split payment.

Krok 5 – opcjonalna wizyta w ZUS i Urzędzie Skarbowym

CEIDG przesyła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obowiązkowo jedynie informację o tym, że powstała nowa firma jako przyszły płatnik składek. Nie ściąga to ze „świeżo upieczonego” przedsiębiorcy obowiązku zgłoszenia do właściwych ubezpieczeń siebie jako ubezpieczonego. Powinno się to odbyć w ciągu 7 dni od założenia firmy, a dokładnie od dnia wskazanego we wniosku jako „dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności”.

Obecnie przedsiębiorca co do zasady zobowiązany jest zgłosić się do ubezpieczenia rentowego, emerytalnego oraz wypadkowego. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i zależy w zasadzie od naszej dobrej woli, możliwości finansowych i oczekiwanej ochrony przed przyszłą niezdolnością do wykonywania pracy właściciela firmy. Od 2017 roku zgłoszenia tego można dokonać już na etapie składania wniosku o wpis w CEiDG w Urzędzie Miasta (Gminy) lub też bezpośrednio w dowolnym inspektoracie ZUS.

W momencie kiedy przedsiębiorca staje się płatnikiem podatku VAT, to nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych tym podatkiem we właściwym Urzędzie Skarbowym (jeśli nie zrobił tego wraz z wnioskiem CEIDG-1), powinien złożyć druk zgłoszeniowy VAT-R. Od 1 stycznia 2015 roku taka rejestracja jest bezpłatna. Osoba, który wystąpi z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji jako czynnego podatnika VAT, jest zobowiązana wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł. Wpis na listę podatników VAT poprzedzony jest weryfikacją dokonywaną przez pracowników US.

Biuro rachunkowe czy księgowość we własnym zakresie?

Odpowiedź na powyższe pytanie to opowieść na zupełnie inna bajkę… Oba warianty mają oczywiście zarówno swoje plusy jak i minusy, swoich przeciwników jak i sprzymierzeńców, oba należy bardzo dokładnie przemyśleć.

W przypadku korzystania z usług księgowych oferowanych przez biuro rachunkowe czy kancelarię podatkową, przedsiębiorcę w znacznej liczbie obowiązków wyręczają wyspecjalizowani księgowi. Z kolei prowadząc księgowość samodzielnie przedsiębiorca powinien obowiązkowo poszerzyć swoją wiedzę nie tylko w zakresie poprawnego dokumentowania swoich przychodów czy wypełniania zeznania rocznego, ale przede wszystkim w takich obszarach składających się na poprawne rozliczanie podatków jak między innymi: zasady prowadzenia księgowości w oparciu wybraną formę księgowości (księgi rachunkowe – pełna księgowość, podatkowa książka przychodów i rozchodów – PKPIR czy uproszczone ewidencje ryczałtowe jak karta podatkowa lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), ewidencja VAT, zasady kwalifikowania wydatków biznesowych do zbioru kosztów uzyskania przychodów czy zasad komunikacji i obowiązków wynikających z interakcji z otoczeniem publiczno-prawnym firmy. W przypadku zwiększania rozmiarów działalności niezbędne okaże się z pewnością poznanie przepisów kodeksu pracy, wynikająca z zatrudnienia pracowników, obsługa kadrowo-płacowa i wiele innych.

Sam proces otwierania działalności gospodarczej w formie samozatrudnienia może być oczywiście dużo prostszy. Zdecydowaną większość formalności opisanych w powyższym tekście można z powodzeniem powierzyć do realizacji wykwalifikowanemu doradcy podatkowemu. Profesjonalna kancelaria podatkowa jak Biuro Rachunkowe Jelenia Góra „Mar-Tax”, specjalizująca się nie tylko w prowadzeniu księgowości, z całą pewnością pomoże Państwu wieloletnim doświadczeniem na każdym etapie zakładania firmy.

W oparciu o podstawowe informacje identyfikacyjne i adresowe zawarte w dowodzie osobistym oraz o uzyskane od Państwa wiadomości uzupełniające w postaci choćby preferowanej nazwy firmy czy rodzaju i branży w jakiej planują Państwo podjęcie działalności, doradca podatkowy udzieli porad w zakresie wyboru kodów działalności PKD, korzystnej – z punktu widzenia przyszłej szacunkowej wysokości obciążeń fiskalnych – formy opodatkowania czy rodzaju koniecznej do prowadzenia dokumentacji rachunkowej. Ponadto biuro księgowe często przygotowuje bezpłatnie wniosek o wpis w rejestrze CEIDG, zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku VAT, zgłoszenia do odpowiednich ubezpieczeń ZUS oraz wiele innych pism.

Zamiast nad wypełnianiem kolejnych druków, będą mogli Państwo skoncentrować się na prowadzeniu własnej działalności i rozwijaniu jej zasięgu. Zakładanie firmy jeszcze nigdy nie było takie proste!

Biuro Rachunkowe Jelenia Góra „Mar-Tax” Marcin Jurkiewicz
https://martax.jgora.pl