Rozliczanie podatków: biuro rachunkowe, księgowy czy księgowość we własnym zakresie?

Jedną z najważniejszych decyzji osób rozpoczynających prowadzenie własnej działalności gospodarczej jest bez wątpienia wybór sposobu prowadzenia księgowości nowej firmy. Podstawowym czynnikiem prowadzenia własnego biznesu – niezależnie od jego formy prawnej – jest większa lub mniejsza odpowiedzialność za jego finanse i zobowiązania, w tym w szczególności za naliczanie składek, wypłatę wynagrodzeń czy opłacanie i rozliczanie podatków jak podatki PIT, VAT, CIT i innych.

Dlatego też już na wstępnym etapie zakładania firmy, a najlepiej jeszcze przed tym momentem, każdy biznesmen musi zmierzyć się z problemem wyboru księgowości jego firmy – rozstrzygnąć czy zobowiązania w stosunku do urzędów skarbowych i ZUS będzie wypełniał samodzielnie, powierzy je zatrudnionej w strukturach firmy księgowej, czy też rozliczanie podatków zleci wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym jak biuro rachunkowe lub doradca podatkowy. Warto zawczasu uważnie przeanalizować każdą z powyższych opcji, aby wkrótce nie żałować podjętej decyzji.

Księgowość, podatki, zeznania roczne…

Odchodząc nieco od tradycyjnych, książkowych definicji rachunkowości, za „księgowość” można uznać wszystkie formalności, których przedsiębiorcy muszą dopełnić w związku z rozliczaniem podatków i wszystkimi innymi obowiązkami na rzecz instytucji państwowych.

Rachunkowość przedsiębiorstwa to nie tylko sporządzone raz w roku zeznania roczne czy przygotowanie przelewów regulujących nasze zobowiązania wobec dostawców towarów. W zakres prac, jakie wykonuje księgowa wchodzą m.in. wszelkie czynności zmierzające do właściwego – zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i przyjętymi zasadami – obliczania podatków, a w szczególności podatku dochodowego (podatki PIT, CIT) i podatku od towarów i usług (VAT), obowiązki związane z naliczaniem wynagrodzeń i składek ubezpieczeń społecznych (ZUS), sporządzanie wszelkiej dokumentacji (ksiąg rachunkowych, podatkowych ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, ewidencji środków trwałych i wyposażenia, dokumentów kadrowo-płacowych, sprawozdań i deklaracji), odpowiednie przechowywanie tejże dokumentacji oraz przedstawianie urzędnikom w przypadku czynności kontrolno-sprawdzających.

Księgowy, niezależnie od tego czy jest nim właściciel firmy czy ktoś inny, powinien być specjalistą z pogranicza wielu branż: rozliczania podatków i rachunkowości, kadr, prawa czy doradztwa podatkowego. Wiedza osoby zajmującej się księgowością powinna umożliwiać dokonywanie oceny zarówno rentowności konkretnej inwestycji, jak i działania przedsiębiorstwa jako całości, reagując w odpowiednim czasie na wszelkie nieprawidłowości i zagrożenia.

Samodzielne rozliczanie podatków

Księgowość na własną rękę może w zasadzie prowadzić każdy przedsiębiorca. Od zmian legislacyjnych, które miały miejsce w 2014 roku,  nie wymaga to już posiadania żadnych certyfikatów czy specjalistycznego wykształcenia. Oczywiście niezbędne są odpowiednie kwalifikacje – wiedza o tym jak to robić… Może to być zatem zarówno „świeży” biznesmen, jak również osoba, która prowadzi już firmę, ale rozlicza się w inny sposób.

Prowadzenie spraw księgowych we własnym zakresie ma dwie podstawowe zalety, które łatwo przemawiają do wyobraźni właściciela firmy. Są to: zachowanie maksymalnej poufności w temacie wiedzy o finansach swojego biznesu oraz oszczędność na kosztach usług rachunkowych.

Kto powinien się zdecydować na samodzielne prowadzenie księgowości? Nad takim rozwiązaniem powinny pomyśleć jedynie osoby prowadzące działalność na niewielką skalę, dla których podstawą jest rozliczanie PIT i prowadzące księgowość w oparciu o ewidencje uproszczone jak ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa, lub ewentualnie podatkowa książka przychodów i rozchodów (PKPIR). Dodatkowymi wskazaniami powinno być to, aby osoby planujące prowadzenie rachunkowości we własnym zakresie w ramach prowadzonej działalności co miesiąc wykonywały niewielką liczbę bardzo podobnych do siebie operacji gospodarczych, nie ponosiły dużej liczby skomplikowanych w rozliczeniach kosztów, a także prowadziły tą działalność samodzielnie – nie zatrudniały pracowników w oparciu o umowę o pracę czy też zlecenia lub dzieło. Przy zachowaniu powyższych warunków rozliczenia podatkowe mają szansę nie stać się przesadnie uciążliwe i daje to możliwość zaoszczędzenia na obsłudze rachunkowej realizowanej przez profesjonalne biuro rachunkowe.

Podjęcie się zadania własnoręcznego prowadzenia księgowości firmy to często tylko pozorna oszczędność. W pierwszym rzędzie należy tu wskazać na trudności wynikające z braku posiadania specjalistycznej wiedzy, czasochłonność oraz wysokie ryzyko. Im firmowe rozliczenia stają się bardziej skomplikowane, tym większe ryzyko popełnienia błędu. Dodatkowo obowiązkiem staje się konieczność śledzenia, rozumienia, a także weryfikacji na potrzeby własnej firmy wszelkich zmian zachodzące w przepisach prawa, co z kolei przekłada się na przymus poświecenia księgowości coraz większej uwagi i czasu. Pomijając już nawet zakres czasu koniecznego na prowadzenie księgowości firmy i przygotowywanie deklaracji oraz płatności podatków, może także okazać się, iż koszt popełnionych błędów będzie nieporównywalnie wyższy od wydatków związanych z fachową obsługą rachunkową.

Księgowy lub księgowa na etacie

Dla przedsiębiorców nieposiadających odpowiedniej fachowej wiedzy, ceniącej swój czas i dbającej o minimalizację ryzyka związanego z obliczaniem podatków, dobrym rozwiązaniem może okazać się zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę księgową wewnątrz firmy – w oparciu o stosunek pracy lub odpowiednią umowę cywilnoprawną.

Firmy, które podejmują decyzję o angażu własnego księgowego lub księgowej, niejednokrotnie podkreślają, że bardzo ważne jest dla nich poczucie, że osoba odpowiadająca za ten jakże ważny obszar działania przedsiębiorstwa znajduje się „na miejscu”. Taki pracownik na bieżąco zajmuje się sprawami rozliczeniowymi danego zakładu, jest doskonale zaznajomiony z jego sytuacją, stanowi osobę z nim zintegrowaną na wielu płaszczyznach. Ponadto dodatkową korzyścią tego rozwiązania jest stosunkowo szybki przepływ informacji oraz bieżący dostęp do potrzebnych danych. Dokumenty (przynajmniej teoretycznie) zawsze są „pod ręką”.

Za wybór odpowiedniego kandydata na to stanowisko odpowiada pracodawca. To on decyduje kto będzie zajmował się finansami i rozliczeniami podatkowymi, więc wybór powinien paść na osobę odpowiedzialną, dokładną, dobrze zorganizowaną i skrupulatną, która w maksymalnym stopniu obniża prawdopodobieństwo popełnienia kosztownych błędów na płaszczyźnie prawnej czy rachunkowo-podatkowej.

Podstawową wadą posiadania własnej księgowości jest przede wszystkim konieczność ponoszenia wysokich kosztów, związanych z utworzeniem stanowiska pracy, a więc w szczególności kosztów comiesięcznych wynagrodzeń i składek ZUS, wydatków związanych z wyposażeniem, sprzętem, specjalistycznym oprogramowaniem czy literaturą branżową. Zatrudnienie księgowej to dodatkowy etat, a często zdarza się, że ilość pracy nie wymaga osoby na pełnym etacie. Dlatego angaż odrębnego pracownika do prowadzenia księgowości to rozwiązanie przede wszystkim dla dużych zakładów pracy.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że na rynku pracy ciężko znaleźć wysoce wykwalifikowanych specjalistów, którzy posiadali by odpowiednio fachową wiedzę jednocześnie w zakresie księgowości jak i kadr, płac czy doradztwa podatkowego. Dodatkowymi minusami omawianego rozwiązania może okazać się potencjalne ryzyko utraty stabilności firmy w sytuacji nieobecności pracownika. Księgowa może przecież w każdej chwili długotrwale zachorować, czy też skorzystać z prawa do urlopu. Istnieje również zagrożenie wykorzystania danych firmy, gdy pojawią się konflikty między pracodawcą a zatrudnionym pracownikiem.

Usługi księgowe i doradztwo podatkowe realizowane przez biuro rachunkowego

W pewnym uproszczeniu można uznać zatem, że prowadzenie spraw księgowych na własną rękę powinni brać pod uwagę jedynie właściciele najmniejszych firm, a zatrudnianie osobnej osoby do obsługi rachunkowej powinno być domeną bardzo dużych przedsiębiorstw. Prawdą jest, że decyzja o powierzeniu spraw związanych z rozliczeniami podatkowymi odpowiednio wybranej kancelarii podatkowej pozwala połączyć zalety wynikające z dwóch poprzednich rozwiązań przy znacznym ograniczeniu ich niedoskonałości.

Obok wielu zalet outsourcingu usług księgowych wiele firm, nie tylko jeleniogórskich, nadal sceptycznie podchodzi do tej formy prowadzenia księgowości. Obawiają się przede wszystkim ryzyka wyboru niewłaściwego biura oraz potencjalnych problemów we współpracy. W przypadku umowy z dużą kancelarią podatkową, lękają się małego zaangażowania czy braku dbałości o interes klienta oraz wysokich kosztów dodatkowych usług doradztwa podatkowego i prawnego. Natomiast w przypadku współpracy z niewielkim biurem rachunkowym, mają wątpliwości dotyczące fachowości, stabilności i terminowości świadczonych usług.

Najważniejszym dla wielu przedsiębiorców argumentem przemawiającymi za skorzystaniem z usług podmiotu świadczącego usługi outsourcingu księgowego jest ten o charakterze finansowym – zatrudnienie „własnego” księgowego jest z reguły droższe niż koszt usług księgowych świadczonych przez biuro rachunkowe. Biuro księgowe, oprócz wszelkich spraw związanych z bieżącą obsługą rachunkową – od bieżącego prowadzenia rozliczeń PIT i VAT z właściwym Urzędem Skarbowym i ZUS’em aż po złożenie końcowych zeznań rocznych – najczęściej oferuje aktywne doradztwo podatkowe i pozwala niemal całkowicie zdjąć z klienta obowiązek kontaktów z wymaganymi przepisami prawa organami.

Zwolennicy korzystania z usług biura podatkowego często podkreślają, że taka współpraca pozwala całkowicie skupić się na własnej działalności, nie ryzykując problemów z fiskusem. Nie bez znaczenia pozostaje również znaczne ograniczenie ryzyka – usługi księgowe świadczone są przez specjalistów, a w przypadku ewentualnego błędu popełnionego przez biuro można liczyć na odszkodowanie, gdyż poważne kancelarie rachunkowe – takie jak Biuro Rachunkowe Jelenia Góra „Mar-Tax” – posiadają odpowiednie ubezpieczenie OC prowadzonej działalności.

Zatrudnianie w wybranym biurze podatkowym wyspecjalizowanych pracowników, najczęściej legitymujących się stosownymi uprawnieniami potwierdzonymi przez instytucje certyfikujące, zapewnia wsparcie profesjonalistów nawet w nietypowych sytuacjach, gdy niepozorne kwestie potrafią urosnąć do rangi sporego problemu. Korzystanie z usług biura księgowego to także duża oszczędność czasu. Oddając rozliczenia podatkowe w dobre ręce możemy skupić się na rozwijaniu własnej działalności.

Jeżeli oprócz energii poświęconej na rozwój własnego biznesu mamy jeszcze czas, siły i chęć na śledzenie przepisów, pilnowanie dokumentacji i wyliczenia podatków, to w nielicznych przypadkach może to się udać. Niestety praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców poświęcając bardzo dużo sił na rozwój firmy ma często problem już nawet z utrzymaniem wszystkich dokumentów w jednym miejscu.

Jak wybrać?

Biorąc pod uwagę m.in. wielkość firmy i jej skalę działalności, a także stosowane sposoby rozliczeń z fiskusem, w zakresie rozliczania podatków można zdecydować się na jeden z trzech przedstawionych wyżej sposobów prowadzenia księgowości. Dokonując wyboru należy w pierwszej kolejności nakreślić swoje potrzeby dotyczące obsługi księgowej, które bywają dość specyficzne i potrafią przeważyć na stronę jednego czy drugiego rozwiązania.

Na etapie podejmowania decyzji powinniśmy wziąć pod uwagę ile czasu zajmowałoby nam samodzielne prowadzenie spraw rachunkowych, w jakim faktycznie zakresie czasowym niezbędny jest nam wykwalifikowany księgowy, zwłaszcza że pewne zadania i obowiązki najczęściej utożsamiane z pracą właściwą dla księgowego wcale nimi nie muszą być i często mogą być wykonywane przez inne osoby w przedsiębiorstwie.

Stanowisko księgowego jeszcze parę lat temu było obsadzane jako pierwsze niemal w każdej firmie. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z zatrudniania etatowych pracowników działów księgowości. Księgowa zatrudniona na pełnym etacie, to koszt firmy minimalnie na poziomie kilku tysięcy złotych miesięcznie, a wysoce wykwalifikowany specjalista do spraw księgowych pełniący funkcję głównego księgowego to nawet kwoty często przekraczające kilkanaście tysięcy zł! W sytuacjach gdy jednostka nie ma takiego zakresu istotnych zadań w zakresie rozliczeń podatkowych, które musi powierzyć głównej księgowej lub też z przeprowadzonej kalkulacji wynika, że jest to nieopłacalne na przykład (choć nie tylko) z finansowego punktu widzenia, może zdecydować się na zlecenie wykonywania tych prac specjalizującej się w tym, zewnętrznej firmie jaką jest biuro rachunkowe w Jeleniej Górze, kancelaria podatkowa czy doradca podatkowy.

Podsumowując: dla mikro- małych i średnich przedsiębiorstw, których nie stać na zatrudnienie kilku lub kilkunastoosobowych zespołów, najczęściej najbardziej korzystną formą obsługi rachunkowej czy też korzystania z usług doradztwa podatkowego jest współpraca z biurem księgowym. Należy przy tym pamiętać, że wybór odpowiedniego partnera jest niezwykle istotny nie tylko dla finansów, ale i dla bezpieczeństwa firmy. Ze względu na to, że na rynku – zarówno usług stacjonarnych jak i w obszarze księgowości online – istnieje duża liczba podmiotów świadczących usługi outsourcingu księgowego, nie jest łatwo dokonać optymalnej decyzji.

Zazwyczaj przedsiębiorcy skupiają się jedynie na cenie usługi nie zwracając zupełnie uwagi na szeregu bardziej istotnych kwestii. Może mieć to negatywne skutki dla obsługiwanej firmy, gdyż końcową odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami zawsze ponosi podatnik. Dlatego też wybór rzetelnego i doświadczonego partnera jest szczególnie ważny. Rozważając wszystkie za i przeciw – należy zawsze zestawić własne, możliwie ściśle określone oczekiwania z konkretnymi ofertami obsługi rachunkowej. Niezwykle istotne jest też dogłębne zapoznanie się ze szczegółowymi warunkami umowy o prowadzenie spraw księgowych, gdyż im więcej szczegółów zostanie ustalonych na etapie kontraktu o współpracy, tym mniej niespodzianek w przyszłości.

Biuro Rachunkowe Jelenia Góra „Mar-Tax” Marcin Jurkiewicz
https://martax.jgora.pl